Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Deutschland in Kraft – ein bedeutender Schritt zur vollständigen Digitalisierung des Rechnungsverkehrs im B2B-Bereich. Auch Unternehmen, die Kassensoftware im Handel, in der Gastronomie oder Hotellerie einsetzen, müssen sicherstellen, dass sie die neuen Anforderungen erfüllen.

Doch welche Fristen gelten, was ändert sich konkret, und wie können Sie sich vorbereiten? In diesem Artikel erfahren Sie, was ab 2025 wichtig wird und welche Übergangsfristen zu beachten sind.

1. Was ändert sich ab dem 1. Januar 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das betrifft alle inländischen Umsätze im B2B-Bereich (Geschäft von Unternehmen zu Unternehmen).

Was heißt das für Unternehmen aus Handel, Gastronomie und Hotellerie?

• Rechnungen, die Sie von Lieferanten oder Dienstleistern erhalten, werden künftig in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder XRechnung gesendet.
• Sie dürfen diesen Rechnungen nicht widersprechen und müssen sicherstellen, dass Ihre Kassensoftware oder Buchhaltung die Rechnungen verarbeiten und archivieren kann.
• Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien sind ab diesem Zeitpunkt für den Rechnungsempfang nicht mehr ausreichend.

Wichtig: Prüfen Sie, ob Ihre Kassensoftware-Lösung bereits E-Rechnungen empfangen und archivieren kann. Eine revisionssichere Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben! Hier finden Sie weitere Informationen zur ARCHIV-Lösung, in Zusammenarbeit mit Eucasoft. (Link zu E-Rechnungspflicht 2025: So machen Sie Ihre Kassensoftware fit)

2. Übergangsfrist bis Ende 2026: Rechnungsversand noch flexibel

Für den Versand von Rechnungen gibt es eine Übergangsfrist:

• Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF versenden.

Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Systeme rechtzeitig anzupassen:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Kassensoftware in der Lage ist, E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format zu erstellen.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit neuen Rechnungsformaten, um Fehler zu vermeiden.

Tipp: Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren von effizienteren Abläufen und vermeiden spätere Hektik bei der Umsetzung. Hier finden Sie Lösungen zur Umsetzung, in Zusammenarbeit mit Eucasoft. (Link zu E-Rechnungspflicht 2025: So machen Sie Ihre Kassensoftware fit.

3. Ab dem 1. Januar 2027: Pflicht zum Versand von E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2027 sind alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, Rechnungen ausschließlich elektronisch zu versenden.
Für Unternehmen aus Handel, Gastronomie und Hotellerie bedeutet das:

• Kassensoftware und andere Abrechnungssysteme müssen in der Lage sein, Rechnungen automatisch im E-Rechnungsformat zu erstellen und zu versenden.
• Der Versand von Papierrechnungen oder unstrukturierten PDFs ist nicht mehr zulässig.

4. Ab dem 1. Januar 2028: Keine Ausnahmen mehr

Spätestens ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe oder dem Jahresumsatz.

• Papierrechnungen oder PDFs ohne strukturierte XML-Daten sind endgültig nicht mehr erlaubt.
• Rechnungen müssen ausschließlich im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellt und versendet werden.

Gut zu wissen: Eine strukturierte E-Rechnung spart Zeit und Kosten, da sie direkt in die Buchhaltung oder in ERP-Systeme eingelesen und automatisiert verbucht werden kann.

5. Was müssen Sie jetzt tun?

Damit Unternehmen aus Handel, Gastronomie und Hotellerie die neuen Vorgaben erfüllen, sollten sie folgende Schritte einleiten:

1. Prüfen Sie Ihre Kassensoftware:
   1. Ist Ihre Software bereit, E-Rechnungen zu empfangen und zu erstellen?
   2. Unterstützt sie die Formate ZUGFeRD und XRechnung?
   3. Revisionssichere Archivierung
2. Stellen Sie sicher, dass empfangene Rechnungen automatisch und gesetzeskonform archiviert werden.
   
3. Systeme anpassen:
   Falls Ihre Kassensoftware noch nicht vorbereitet ist, informieren Sie sich bei Ihrem Anbieter über Updates oder Integrationslösungen.
   
4. Mitarbeiter schulen:
   Sensibilisieren Sie Ihre Teams im Umgang mit E-Rechnungen, um den Übergang reibungslos zu gestalten.

Fazit: Jetzt handeln und vorbereitet sein

Die E-Rechnungspflicht bringt tiefgreifende Änderungen für Unternehmen aus Handel, Gastronomie und Hotellerie. Ab 2025 müssen Rechnungen im B2B-Bereich elektronisch empfangen werden können – ab 2027 ist auch der Versand verpflichtend.
Nutzen Sie die Übergangszeit, um Ihre Kassensoftware und Abrechnungssysteme rechtzeitig anzupassen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform agiert und gleichzeitig von den Vorteilen der E-Rechnung profitiert: Effizienz, Kostenersparnis und Automatisierung.

Bereit für die E-Rechnung? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie unsere Lösungen Sie bei der Umstellung unterstützen!