Die Kassenmeldepflicht, die mit dem Kassengesetz 2025 in Kraft tritt, fordert von Unternehmen eine präzise Dokumentation und fristgerechte Meldung aller elektronischen Kassensysteme. Hier sind praktische Tipps, wie Sie diese Anforderungen effizient umsetzen können:

1. Überblick über Ihre Kassensysteme schaffen

• Erstellen Sie eine Bestandsliste: Dokumentieren Sie alle elektronischen Kassensysteme, Taxameter oder Wegstreckenzähler in Ihrem Betrieb. Notieren Sie dabei die Seriennummern, Typen und Standorte der Geräte.
• TSE-Status prüfen: Überprüfen Sie, ob Ihre Kassensysteme über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Falls nicht, planen Sie eine Nachrüstung oder den Austausch.

2. Vorbereitung der Meldepflicht

• Daten sammeln: Erfassen Sie alle notwendigen Informationen für die Meldung, wie:
  • Name und Steuernummer des Unternehmens
  • Art und Seriennummer der TSE
  • Art und Seriennummer der Kassensysteme
  • Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme
• ELSTER-Registrierung: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen Zugang zum ELSTER-Portal hat, da die Meldung ausschließlich darüber erfolgt.

3. Fristen einhalten

• Bestehende Systeme: Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Neue Systeme: Ab dem 1. Juli 2025 müssen Kassensysteme innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme gemeldet werden.
• Übergangsfrist für bestimmte Geräte: Taxameter und Wegstreckenzähler ohne TSE dürfen noch bis zum 31. Dezember 2025 verwendet werden.

4. Einheitliche Meldung je Betriebsstätte

• Alle Systeme einer Betriebsstätte melden: Fassen Sie alle Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zusammen, um den Prozess zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden.
• Wichtiger Tipp zur Kassenmeldung mit Eucasoft Kasse

Für Nutzer der Eucasoft Kasse bietet sich eine besonders praktische Möglichkeit, die Anforderungen der Kassenmeldepflicht effizient umzusetzen:

• Direkte Übergabe an das Finanzamt: Im Kassenstamm Ihrer Eucasoft Kasse können Sie die Daten direkt an den Eucasoft Kassenmelder übergeben. Dieser übernimmt die komplette Übermittlung an das Finanzamt über das ELSTER-Portal.
• Tool zur Datenprüfung: Über die Basisdaten im Kassenstamm steht ein Tool zur Verfügung, das alle notwendigen Daten prüft und Statusinformationen anzeigt. So können Sie schnell erkennen, ob Informationen fehlen oder fehlerhaft sind.
• Fehlerfreiheit sicherstellen: Das Tool hilft Ihnen, die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten, indem es potenzielle Probleme in Ihren Kassendaten rechtzeitig identifiziert und Sie bei der Korrektur unterstützt.

Tipp: Nutzen Sie dieses Tool, um Ihre Kassenmeldungen zeitsparend und fehlerfrei durchzuführen und so die Einhaltung der Fristen sicherzustellen.

5. Kommunikation mit Lieferanten und Dienstleistern

• Software- und Hardwareanbieter einbinden: Klären Sie frühzeitig, ob Ihre Anbieter die erforderlichen TSE-Zertifikate bereitstellen und ob Ihre Systeme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Regelmäßige Updates sicherstellen: Achten Sie darauf, dass Ihre Kassensysteme stets mit aktuellen Softwareversionen ausgestattet sind, um mögliche Sicherheitslücken zu schließen.

6. Schulung der Mitarbeiter

• Bewusstsein schaffen: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen des Kassengesetzes.
• Eingabe- und Prüfprozesse optimieren: Schulen Sie Ihre Teams, wie Kassensysteme korrekt genutzt und die Daten ordnungsgemäß erfasst werden.

7. Dokumentation und Nachweise

• Nachweise organisieren: Halten Sie alle Unterlagen zu Ihren Kassensystemen bereit, wie Kaufbelege, TSE-Zertifikate und Wartungsprotokolle.
• Revisionssichere Archivierung: Dokumentieren Sie alle relevanten Informationen sorgfältig, um im Falle einer Betriebsprüfung gut vorbereitet zu sein.

8. Steuerberater und IT-Fachleute einbinden

• Beratung einholen: Ziehen Sie Steuerberater oder IT-Dienstleister hinzu, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt werden.
• Prozesse überprüfen: Lassen Sie Ihre Kassensysteme und den Meldeprozess vorab überprüfen, um mögliche Fehler zu vermeiden.

Fazit

Die Kassenmeldepflicht 2025 erfordert eine frühzeitige Planung und strukturierte Umsetzung. Mit einer gründlichen Bestandsaufnahme, klar definierten Prozessen und der Einbindung von Experten können Sie die Anforderungen rechtzeitig erfüllen. So sichern Sie sich nicht nur die Compliance mit den neuen Vorgaben, sondern sorgen auch für einen reibungslosen Betriebsablauf.