Die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung – auch im Handel. Als Händler stehen Sie vor der Herausforderung, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig Ihre internen Prozesse effizienter zu gestalten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die E-Rechnung im Handel umsetzen können, welche Schritte notwendig sind und wie Lösungen wie PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV von gotomaxx Sie dabei unterstützen.

1. Was ist die E-Rechnungspflicht im Handel?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Spätestens ab 2027 wird auch der Versand von E-Rechnungen für viele Unternehmen verpflichtend. Dabei müssen Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen.

Für Händler bedeutet dies:

• Rechnungen müssen in einem strukturierten Format erstellt und versendet werden.
• Eingehende Rechnungen müssen elektronisch empfangen und revisionssicher archiviert werden.
• Die Verarbeitung der Rechnungsdaten sollte möglichst automatisiert erfolgen, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

2. Schritte zur Umsetzung der E-Rechnung im Handel

Schritt 1: Anforderungen verstehen

Die wichtigste Grundlage ist, die gesetzlichen Anforderungen zu kennen:

• Ab 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im strukturierten Format.
• Ab 2027: Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich.
• Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden.

Schritt 2: Technische Infrastruktur aufbauen

Um die E-Rechnung im Handel umzusetzen, benötigen Sie die richtige Software-Infrastruktur, Eucasoft arbeitet eng mit gotomaxx zusammen und bietet Ihnen so praxiserprobte Lösungen für:

• Empfang: Mit PDFMAILER.ARCHIV können Sie E-Rechnungen im XML-Format empfangen, validieren und archivieren.
• Versand: Der PDFMAILER ermöglicht die automatische Erstellung und den Versand von E-Rechnungen direkt aus Ihrem ERP-System oder Kassensystem.

Schritt 3: Prozesse automatisieren

Manuelle Prozesse sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Automatisieren Sie die Verarbeitung Ihrer Rechnungen, indem Sie:

• E-Rechnungen automatisch prüfen und archivieren.
• Eingehende Rechnungen in Ihr ERP-System integrieren.
• Ausgangsrechnungen direkt in ZUGFeRD oder XRechnung erstellen.

Schritt 4: Mitarbeiter schulen

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen. Sie sollten wissen, wie sie:

• E-Rechnungen erkennen und weiterleiten.
• XML-Daten mit Tools wie dem XRechnungs-Viewer von gotomaxx lesen und prüfen.
• Automatisierte Prozesse in der Praxis anwenden.

3. Wie unterstützen PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV den Handel?

Die Lösungen von gotomaxx sind speziell darauf ausgelegt, den Handel bei der Umsetzung der E-Rechnung zu unterstützen:

PDFMAILER: Der Alleskönner für den Versand

• Automatische Konvertierung: Wandelt Rechnungen aus Ihrem Kassensystem oder ERP-System automatisch in ZUGFeRD oder XRechnung um.
• Vielseitiger Versand: E-Rechnungen können per E-Mail, über Dokumentenportale oder direkt über API-Anbindungen versendet werden.
• Einfache Integration: Lässt sich nahtlos in bestehende Kassensysteme integrieren.

PDFMAILER.ARCHIV: Effizienter Empfang und sichere Archivierung

• Revisionssichere Archivierung: E-Rechnungen werden automatisch archiviert und bleiben unveränderbar.
• XRechnungs-Viewer: Visualisiert maschinenlesbare Daten, damit sie auch manuell geprüft werden können.
• Datenintegration: Rechnungsdaten können direkt in Ihr Buchhaltungssystem übernommen werden.

4. Vorteile der E-Rechnung im Handel

Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Händler:

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
• Kostenreduktion: Keine Druck- und Versandkosten mehr für Papierrechnungen.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prüfungen minimieren Eingabefehler.
• Compliance: Erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen problemlos.
• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier ist umweltfreundlich und ressourcenschonend.

5. Fazit: Jetzt die Weichen stellen

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Mit den Lösungen von Eucasoft in Zusammenarbeit mit gotomaxx – dem PDFMAILER für den Versand und PDFMAILER.ARCHIV für den Empfang – sind Sie bestens gerüstet, um die E-Rechnung effizient in Ihrem Handelsbetrieb umzusetzen.

Jetzt handeln: Testen Sie unsere Lösungen und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft der digitalen Rechnungsverarbeitung!