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E-Rechnungspflicht 2025: So machen Sie Ihre Kassensoftware fit

Die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 ist für Unternehmen im Handel, in der Gastronomie und Hotellerie ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung. Kassensoftware muss ab diesem Zeitpunkt die gesetzlichen Anforderungen an den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen erfüllen. Gleichzeitig sollte der Versand von E-Rechnungen vorbereitet werden, da er ab 2027 für viele Unternehmen verpflichtend wird. Mit den Lösungen von gotomaxx – dem PDFMAILER für den Versand und PDFMAILER.ARCHIV für den Empfang – sind Sie bestens aufgestellt, um diese Anforderungen zu meistern.

1. E-Rechnungen empfangen und verarbeiten mit PDFMAILER.ARCHIV

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Der PDFMAILER.ARCHIV von gotomaxx bietet eine ideale Lösung für diese Herausforderung.

Mit PDFMAILER.ARCHIV können Sie:

• E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen (XML-Daten wie ZUGFeRD und XRechnung).
• Die Rechnungsdaten visuell prüfen und validieren, auch wenn sie rein maschinenlesbar sind.
• Rechnungen revisionssicher archivieren, um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.

Durch die benutzerfreundliche Oberfläche können Sie Rechnungen einfach lesen und kontrollieren, bevor sie direkt in Ihre Buchhaltungssysteme integriert werden. Die API-Schnittstellen von PDFMAILER.ARCHIV ermöglichen zudem eine nahtlose Anbindung an bestehende ERP-Systeme.

2. E-Rechnungen versenden mit PDFMAILER

Der Versand von E-Rechnungen ist bis Ende 2026 optional, wird aber ab dem 1. Januar 2027 für viele Unternehmen verpflichtend. Mit dem PDFMAILER bietet gotomaxx eine flexible Lösung, um den Versand von E-Rechnungen einfach und effizient zu gestalten.
PDFMAILER ermöglicht:

• Die automatische Erstellung von E-Rechnungen aus Ihrer Kassensoftware, Ihrem ERP-System oder direkt aus Office-Dokumenten wie Word und Excel.
• Den Versand der Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format – entweder per E-Mail, über Dokumentenportale oder über eine API-Anbindung.
• Die einfache Konvertierung von herkömmlichen Rechnungen in das richtige E-Rechnungsformat, ohne manuelle Eingriffe.

Mit dem PDFMAILER können Unternehmen weiterhin ihre gewohnten Systeme nutzen, während die Software die gesetzlichen Anforderungen an den Rechnungsversand erfüllt.

3. Revisionssichere Archivierung: Pflicht für den Empfang, aber auch Versand

Ein wesentlicher Bestandteil der E-Rechnungspflicht ist die revisionssichere Archivierung. Alle eingehenden Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass sie unveränderbar und jederzeit abrufbar sind.

Mit PDFMAILER.ARCHIV haben Sie eine Softwarelösung, die:

• E-Rechnungen automatisch archiviert, einschließlich der maschinenlesbaren XML-Daten.
• Rechnungen sicher speichert und gleichzeitig eine einfache Such- und Abruffunktion bietet.
• Den gesamten Rechnungsprozess gesetzeskonform gestaltet – vom Empfang bis zur Archivierung.

4. Warum sind PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV die ideale Lösung?

Die Lösungen von gotomaxx sind speziell darauf ausgelegt, Unternehmen aus Handel, Gastronomie und Hotellerie bei der E-Rechnungspflicht zu unterstützen:

• Für den Versand: Der PDFMAILER ermöglicht die einfache und rechtskonforme Erstellung und den Versand von ZUGFeRD- und XRechnungen.
• Für den Empfang: Mit PDFMAILER.ARCHIV können Sie E-Rechnungen sicher empfangen, prüfen und revisionssicher archivieren.

Beide Produkte sind flexibel, benutzerfreundlich und lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren.

5. Jetzt handeln: Ihre Kassensoftware fit machen

Die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht erfordert rechtzeitige Maßnahmen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kassensoftware die folgenden Anforderungen erfüllt:

1. E-Rechnungen empfangen und verarbeiten: Nutzen Sie PDFMAILER.ARCHIV, um eingehende Rechnungen lesbar und archivierungsfähig zu machen.
2. E-Rechnungen erstellen und versenden: Mit dem PDFMAILER können Sie alle Anforderungen an den Rechnungsversand erfüllen.
3. Revisionssichere Archivierung: Mit PDFMAILER.ARCHIV gewährleisten Sie die gesetzeskonforme Aufbewahrung Ihrer Rechnungen.

Fazit: Mit gotomaxx fit für die E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 erfordert effiziente und gesetzeskonforme Lösungen für den Rechnungsverkehr. Mit den Produkten von gotomaxx – dem PDFMAILER für den Versand und PDFMAILER.ARCHIV für den Empfang – meistern Sie die Anforderungen mühelos.
Jetzt testen: Machen Sie Ihre Kassensoftware fit für die Zukunft der E-Rechnung. Besuchen Sie unsere Webseite, um mehr über unsere Lösungen zu erfahren, oder testen Sie direkt unsere Software.

Was muss Kassensoftware für die E-Rechnung leisten?

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 stehen Unternehmen, insbesondere im Handel, der Gastronomie und der Hotellerie, vor neuen Herausforderungen. Kassensoftwarelösungen, die bisher vor allem auf die Erstellung von Belegen für den Endverbraucher ausgelegt waren, müssen nun auch die Anforderungen an die E-Rechnung im B2B-Bereich erfüllen. Aber was genau muss eine Kassensoftware können, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und gleichzeitig effiziente Prozesse zu gewährleisten?

1. E-Rechnung: Was bedeutet das für Kassensysteme?

Die E-Rechnung ist ein maschinenlesbares Dokument im strukturierten Format, wie ZUGFeRD oder XRechnung, das automatisierte Rechnungsprozesse ermöglicht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Ab 2027 wird auch der Versand von E-Rechnungen verpflichtend.

Für Kassensoftware bedeutet das, dass sie sowohl rechnungsstellende Funktionen (für B2B-Kunden) als auch die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen unterstützen muss.

2. Anforderungen an Kassensoftware für die E-Rechnung

Erstellung und Versand von E-Rechnungen

• Generierung strukturierter Formate: Die Kassensoftware muss in der Lage sein, Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung zu erstellen. Diese Formate kombinieren maschinenlesbare XML-Daten mit visuellen PDF-Elementen (bei ZUGFeRD) oder reinen XML-Daten (bei XRechnung).
• Automatischer Versand: Der Versand der E-Rechnung sollte per E-Mail oder über Dokumentenportale erfolgen können. Alternativ muss die Software eine API-Anbindung an zentrale Plattformen oder ERP-Systeme ermöglichen.

Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen

• XRechnungs-Viewer: Eingehende Rechnungen im XML-Format müssen lesbar gemacht werden. Eine Funktion wie der XRechnungs-Viewer von PDFMAILER.ARCHIV hilft, die Daten zu visualisieren und manuell oder automatisiert zu prüfen.
• Automatische Datenübernahme: Die Software sollte in der Lage sein, die Daten aus der E-Rechnung direkt in die Buchhaltung oder ein angebundenes ERP-System zu überführen.

Revisionssichere Archivierung

• Gesetzeskonforme Speicherung: Alle E-Rechnungen, ob Ausgang oder Eingang, müssen revisionssicher archiviert werden. Die Kassensoftware sollte hier entweder eine integrierte Lösung anbieten oder eine Schnittstelle zu Archivierungssystemen wie PDFMAILER.ARCHIV bereitstellen.

Flexibilität für unterschiedliche Kundengruppen

• Die Software muss sowohl Endverbraucherbelege (wie Kassenbons) als auch B2B-Rechnungen erstellen können.
• Multi-Channel-Fähigkeit: Unabhängig davon, ob der Kunde die Rechnung per E-Mail, über ein Portal oder als Papierbeleg erhalten möchte, sollte die Software flexibel reagieren können.

3. Wie unterstützt gotomaxx die Eucasoft Kassensoftware?

Mit PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV bietet gotomaxx Lösungen, die Kassensysteme optimal ergänzen, um die Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen:

PDFMAILER: Für den Rechnungsausgang

• Automatische Konvertierung: Rechnungen aus der Kassensoftware werden in ZUGFeRD- oder XRechnung-Formate konvertiert.
• Vielseitiger Versand: Der Versand erfolgt per E-Mail, Portal oder API, je nach Anforderung des Kunden.

PDFMAILER.ARCHIV: Für den Rechnungseingang

• XRechnungs-Viewer: Visualisierung und Prüfung eingehender Rechnungen.
• Archivierung: Automatische und gesetzeskonforme Speicherung der E-Rechnungen.
• API-Integration: Daten aus eingehenden Rechnungen können direkt in die Kassensoftware oder ein angebundenes ERP-System übertragen werden.

4. Vorteile der E-Rechnung für Kassensoftware Eucasoft-Anwender

Effizienzsteigerung
Die Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler bei der Verarbeitung von Rechnungen. Das mühsame manuelle Prüfen und Bearbeiten entfällt.

Compliance
Mit den richtigen Funktionen erfüllt Ihre Kassensoftware alle gesetzlichen Vorgaben – von der E-Rechnungsstellung bis zur revisionssicheren Archivierung.

Zukunftssicherheit
Durch die Integration moderner E-Rechnungsfunktionen bleibt Ihre Kassensoftware wettbewerbsfähig und passt sich an die wachsenden Anforderungen an.

Kundenzufriedenheit
B2B-Kunden profitieren von einem schnellen und flexiblen Rechnungsprozess, der individuell an ihre Bedürfnisse angepasst ist.

5. Fazit: Eucasoft Kassensoftware fit für die E-Rechnung machen

Die E-Rechnungspflicht stellt besondere Anforderungen an Kassensysteme im Handel, in der Gastronomie und in der Hotellerie. Mit den richtigen Funktionen und der Unterstützung durch Lösungen wie PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV können Sie die E-Rechnung einfach und effizient umsetzen.
Investieren Sie jetzt in die Zukunft Ihrer Kassensoftware und machen Sie sie fit für die Anforderungen der digitalen Rechnungswelt!

Wie setze ich die E-Rechnung im Handel um?

Die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung – auch im Handel. Als Händler stehen Sie vor der Herausforderung, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig Ihre internen Prozesse effizienter zu gestalten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die E-Rechnung im Handel umsetzen können, welche Schritte notwendig sind und wie Lösungen wie PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV von gotomaxx Sie dabei unterstützen.

1. Was ist die E-Rechnungspflicht im Handel?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Spätestens ab 2027 wird auch der Versand von E-Rechnungen für viele Unternehmen verpflichtend. Dabei müssen Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen.

Für Händler bedeutet dies:

• Rechnungen müssen in einem strukturierten Format erstellt und versendet werden.
• Eingehende Rechnungen müssen elektronisch empfangen und revisionssicher archiviert werden.
• Die Verarbeitung der Rechnungsdaten sollte möglichst automatisiert erfolgen, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

2. Schritte zur Umsetzung der E-Rechnung im Handel

Schritt 1: Anforderungen verstehen

Die wichtigste Grundlage ist, die gesetzlichen Anforderungen zu kennen:

• Ab 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im strukturierten Format.
• Ab 2027: Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich.
• Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden.

Schritt 2: Technische Infrastruktur aufbauen

Um die E-Rechnung im Handel umzusetzen, benötigen Sie die richtige Software-Infrastruktur, Eucasoft arbeitet eng mit gotomaxx zusammen und bietet Ihnen so praxiserprobte Lösungen für:

• Empfang: Mit PDFMAILER.ARCHIV können Sie E-Rechnungen im XML-Format empfangen, validieren und archivieren.
• Versand: Der PDFMAILER ermöglicht die automatische Erstellung und den Versand von E-Rechnungen direkt aus Ihrem ERP-System oder Kassensystem.

Schritt 3: Prozesse automatisieren

Manuelle Prozesse sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Automatisieren Sie die Verarbeitung Ihrer Rechnungen, indem Sie:

• E-Rechnungen automatisch prüfen und archivieren.
• Eingehende Rechnungen in Ihr ERP-System integrieren.
• Ausgangsrechnungen direkt in ZUGFeRD oder XRechnung erstellen.

Schritt 4: Mitarbeiter schulen

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen. Sie sollten wissen, wie sie:

• E-Rechnungen erkennen und weiterleiten.
• XML-Daten mit Tools wie dem XRechnungs-Viewer von gotomaxx lesen und prüfen.
• Automatisierte Prozesse in der Praxis anwenden.

3. Wie unterstützen PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV den Handel?

Die Lösungen von gotomaxx sind speziell darauf ausgelegt, den Handel bei der Umsetzung der E-Rechnung zu unterstützen:

PDFMAILER: Der Alleskönner für den Versand

• Automatische Konvertierung: Wandelt Rechnungen aus Ihrem Kassensystem oder ERP-System automatisch in ZUGFeRD oder XRechnung um.
• Vielseitiger Versand: E-Rechnungen können per E-Mail, über Dokumentenportale oder direkt über API-Anbindungen versendet werden.
• Einfache Integration: Lässt sich nahtlos in bestehende Kassensysteme integrieren.

PDFMAILER.ARCHIV: Effizienter Empfang und sichere Archivierung

• Revisionssichere Archivierung: E-Rechnungen werden automatisch archiviert und bleiben unveränderbar.
• XRechnungs-Viewer: Visualisiert maschinenlesbare Daten, damit sie auch manuell geprüft werden können.
• Datenintegration: Rechnungsdaten können direkt in Ihr Buchhaltungssystem übernommen werden.

4. Vorteile der E-Rechnung im Handel

Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Händler:

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.
• Kostenreduktion: Keine Druck- und Versandkosten mehr für Papierrechnungen.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prüfungen minimieren Eingabefehler.
• Compliance: Erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen problemlos.
• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier ist umweltfreundlich und ressourcenschonend.

5. Fazit: Jetzt die Weichen stellen

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Mit den Lösungen von Eucasoft in Zusammenarbeit mit gotomaxx – dem PDFMAILER für den Versand und PDFMAILER.ARCHIV für den Empfang – sind Sie bestens gerüstet, um die E-Rechnung effizient in Ihrem Handelsbetrieb umzusetzen.

Jetzt handeln: Testen Sie unsere Lösungen und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft der digitalen Rechnungsverarbeitung!